世の中では、『働き方改革』が大流行しています。あなたの会社でも『働き方を変えるぞ！』との大号令がかかっていませんか。でも、いきなり働き方を変えろと言われても、どこから手をつければいいのだろう、と悩んでしまいますよね。
そんなときは、ルーティンワーク（繰り返し仕事）の自動化に目を向けてみることをおすすめします。
仕事を見える化・標準化すると
前々回「脱属人化で生産性をアップする方法」でもご紹介しましたが、仕事が見える化されると、仕事の標準化も進みます。その結果、あらたに効率の悪いところが目立つようになります。
- 決まった手順を繰り返す仕事（ルーティンワーク）が多い
- ルーティンワークを手作業で行っており、ミスが多い
- 手作業によるミスのため、やり直しに時間がかかる
さらに効率良く仕事を行うためには、ルーティンワークを自動化する必要があります。
ルーティンワークを自動化しよう
仕事は、都度考える必要があるものと、ルーティンワークに分けられます。ルーティンワークには、システム上のあるデータを検索し、別のシステムに転記するなど、人手をかけずに行うべき作業がたくさんあります。このようなルーティンワークは、可能な限り自動化するようにしましょう。
ルーティンワークを自動化するにはツールを使います。しかしながら、プログラミングにより自動化を実現するような、自由度の高いツールでは、属人化したり、メンテナンスできない状況を生み出すこともあるので注意が必要です。ツールは慎重に選定しましょう。
Webデータベース「SmartDB」で自動化
Webデータベース「SmartDB®」を使えば、以下のようにルーティンワークを自動化できます。
ジョブの定期実行による自動化
ジョブの定期実行を行うことで、条件に合致する文書を一括で更新したり、指定した時間にあらかじめ設定しておいた処理ができます。
ワークフローによる自動化
ワークフローを組み合わせて、仕事の流れを仕組み化しましょう。紙を持って担当者をまわるようなことはなくなり、複数の部署に対して、並列に承認・確認の依頼も行えるようになります。
付加価値の高い仕事にチャレンジ
「SmartDB」を使ってルーティンワークを自動化しましょう。自動化されることで、繰り返し行っていた仕事の時間を極限まで減らせます。空いた時間は、都度考える必要がある仕事など、より付加価値の高い仕事にチャレンジして、さらなる生産性の向上を目指しましょう。「SmartDB」を導入して、その効果を実感してください。
（参考事例）コクヨ：働き方を提案する企業として「未来の働き方」を実践
